Práce s dokumenty
Obecné informace
Záznamy můžete propojit s existujícími dokumenty nebo můžete vytvořit dokument nový. Všechny propojené dokumenty uvidíte v detailu záznamu na záložce Dokumenty.
Na záložce Dokumenty se zobrazují nejen dokumenty přímo připojené k aktuálnímu záznamu, ale také související (nepřímé) dokumenty ze spojených evidencí.
Internetové odkazy lze do systému doplňovat jen prostřednictvím desktopové aplikace TechIS.
Záložka Dokumenty je rozdělena na následující sekce:
Nový dokument - umožňuje výběr nového dokumentu.
Dokumenty - tabulkové zobrazení všech připojených dokumentů k danému záznamu.
Přímé a související (nepřímé) dokumenty
V rámci DMS rozlišujeme dva typy dokumentů u záznamu:
Přímé dokumenty – soubory nebo odkazy, které jsou přímo připojené k aktuálnímu záznamu.
Související (nepřímé) dokumenty – dokumenty připojené k jiným, vazebně souvisejícím záznamům. Aplikace je v sekci Dokumenty zobrazí automaticky, abyste měli na jednom místě kompletní podklady.
Příklady souvisejících dokumentů podle typu záznamu:
Záznam, který prohlížíte | Odkud se načítají související dokumenty |
|---|---|
Majetek | Protokoly, pracovní příkazy, tikety |
Technologie | Model technologie |
Protokol | Pracovní postup, majetek, vzor |
Pracovní příkaz | Zdrojový tiket, protokoly, pracovní postup, vzor, majetek |
Přidávat a odpojovat můžete pouze přímé dokumenty aktuálního záznamu. Související dokumenty slouží ke čtení / náhledu; vazbu na cizí záznam z této záložky neodstraňujete.
Přepínání zobrazení dokumentů
V pravé části sekce Dokumenty můžete přepínat mezi dvěma pohledy:
Všechny – zobrazí přímé i související (nepřímé) dokumenty.
Přímé – zobrazí pouze dokumenty přímo připojené k aktuálnímu záznamu.
Přepínač je umístěn nad tabulkou dokumentů (tlačítka Všechny / Přímé).
Funkce pro práci s dokumenty
Následující tabulka popisuje akce, které mají oprávnění uživatelé systému k dispozici u záložky Dokumenty.
Tlačítko | Název | Význam |
|---|---|---|
| Vyberte dokument | Doplní nový datový soubor z lokálního úložiště prostřednictvím průzkumníka Windows. |
| Odstranit | Odstraní vazbu mezi záznamem a vybraným dokumentem. |
Indikace přiloženého dokumentu
Indikace, že jsou k záznamu připojené dokumenty, je k dispozici v hlavním dokumentu evidence ve sloupci Dokumenty a ...
... a také u záložky Dokumenty v detailním pohledu na záznam.
Tipy
Zobrazit náhled na dokument lze jednoduše kliknutím na příslušný řádek záznamu na záložce Dokumenty.
Funkcí Drag&Drop přenesete požadovaný datový soubor do záložky Dokumenty sekce Nový dokument.
V sekci Dokumenty přepínačem Všechny / Přímé zvolíte, zda chcete vidět i související dokumenty, nebo jen dokumenty přímo připojené k aktuálnímu záznamu.