Elektronické podepisování
Obecné informace
Tato kapitola popisuje podporu elektronického podepisování v desktopové aplikaci TechIS. Funkce umožňuje ruční podpis záznamů pomocí podpisového zařízení Wacom, evidenci podpisů u vybraných entit a auditní stopu změn.
Podpora podepisování je dostupná pouze v desktopové aplikaci TechIS (Windows). Webový klient a mobilní aplikace tuto funkci v aktuální verzi nepodporují.
Předpoklady
Podpisové zařízení Wacom připojené a funkční na pracovní stanici uživatele.
Podepisování aktivované v Konfiguraci systému (sekce Podpisy).
Uživatel s příslušnými oprávněními pro práci s evidencí, ve které se podpis vyžaduje.
Podporované evidence a scénáře
Evidence | Akce / situace | Popis |
|---|---|---|
Skladová transakce | Podepsat aktuální stav záznamu | Ruční podpis aktuálního stavu skladové transakce, více kapitola Transakce a jejich typy. |
Certifikáty
| Podepsat certifikát | Podpis certifikátu; výchozí podepisující je kvalifikovaná osoba certifikátu, více kapitola Certifikace. |
Deníky | Nový záznam / změna záznamu | Podpis při vytvoření nebo úpravě záznamu deníku, pokud typ záznamu vyžaduje podpis, více kapitola Deníky. |
Pracovní příkaz | Zápis do provozního deníku | Podpis při hromadném zápisu z protokolu pracovního příkazu do deníku, více kapitola Provozní deníky. |
Tiket, Pracovní příkaz | Přechod workflow | Podpis při změně stavu workflow, pokud je u příslušného přechodu nastaveno Vyžadovat podpis (např. převzetí tiketu). |
Pracovní příkaz, Tiket | Záložka Podpisy | Prohlížení historie podpisů u záznamu, více zde. |
Jak podepisování funguje
Při podpisu systém:
Ověří, že je podepisování povolené v konfiguraci aplikace.
Vytvoří datový snímek aktuálního stavu záznamu (relevantní údaje objektu).
Vypočítá kontrolní otisk (hash) tohoto snímku.
Zobrazí dialog Podepisování, kde uživatel vybere podepisující osobu, potvrdí důvod podpisu a podepíše se na podpisové podložce.
Uloží podpis, vazbu na podepsaný objekt a záznam do auditní stopy.
Typ podpisu je ručně psaný (handwritten) zachycený podpisovým zařízením. Integrita podpisů je chráněna kontrolními mechanismy a auditním řetězcem událostí (vytvoření, zobrazení, export).
Nastavení podepisování se provádí v Administrace > Konfigurace > Konfigurace systému, záložka Obecná konfigurace sekce Podpisy.
Práce s podpisy v aplikaci
Dialog podepisování
Po spuštění akce podpisu se zobrazí dialog Podepisování s těmito údaji:
Podepisující – osoba, která podpis provádí (výběr z evidence osob).
Přihlášený uživatel - aktuálně přihlášený uživatel do aplikace TechIS.
Důvod podpisu – předvyplněný text podle kontextu akce (např. „Stav a data aktuální transakce“, „Změna záznamu v deníku“, název přechodu workflow).
Náhled – zobrazení podpisu před potvrzením.
Po úspěšném podpisu se změny uloží. Pokud uživatel dialog zavře bez podpisu, operace se přeruší a zobrazí se upozornění.
Záložka Podpisy
Na detailu podporovaných záznamů (certifikát, skladová transakce, záznam deníku, pracovní příkaz, tiket a další) je k dispozici záložka Podpisy. Zobrazuje seznam všech podpisů vázaných na daný záznam včetně informací o podepisujícím a čase podpisu.
Zobrazení podpisu v aplikaci
Po otevření konkrétního podpisu ze záložky Podpisy (nebo z evidence podpisů) se zobrazí detail podpisu. Formulář obsahuje tyto záložky:
Podpis – vizuální zobrazení zachyceného podpisu a související údaje.
Podepsané záznamy – seznam záznamů, ke kterým je podpis vázán (např. tiket, pracovní příkaz, záznam deníku).
Historie podpisu – auditní stopa všech operací provedených s podpisem (např. vytvoření, zobrazení).
V horní liště detailu podpisu je skupina Akce s následujícími tlačítky:
Tlačítko | Název | Význam |
|---|---|---|
| Export podpisu | Exportuje data podpisu do souboru na disk. Každý export se zaznamená do historie podpisu. Pokud je v konfiguraci systému zapnutá volba vyžadovat důvod při exportu, systém před exportem vyzve uživatele k zadání důvodu. Pokud byla integrita podpisu narušena, export je zablokován. |
| Zobrazit podpis | Zobrazí náhled grafického podpisu. Každé zobrazení se zaznamená do historie podpisu. Pokud je v konfiguraci systému zapnutá volba vyžadovat důvod při zobrazení, systém před zobrazením vyzve uživatele k zadání důvodu. Pokud byla integrita podpisu narušena, podpis nelze zobrazit. |
| Zkontrolovat integritu podpisu | Otevře dialog Kontrola integrity podpisu, ve kterém systém ověří, zda nebyla data podpisu nebo auditní řetězec událostí změněna. Kontrola zahrnuje mimo jiné integritu řetězce událostí, kontrolní kódy (MAC) jednotlivých událostí a soulad počtu událostí v databázi s očekávanými hodnotami. |
Volby vyžadovat důvod při exportu a vyžadovat důvod při zobrazení se nastavují v Administrace > Konfigurace > Konfigurace systému, sekce Podpisy.
Historie podpisu
Na záložce Historie podpisu v detailu podpisu je uveden chronologický seznam všech auditních událostí. Každý záznam obsahuje číslo sekvence, datum výskytu, uživatele, který akci provedl, typ události a důvod (kontext operace).
Typy událostí v historii:
Typ události | Význam |
|---|---|
Vytvoření | Podpis byl vytvořen – zaznamenává okamžik podepsání záznamu. Ve sloupci Důvod je uveden kontext, např. „Změna stavu workflow z ‚Otevřeno‘ na ‚Uzavřeno‘“ nebo důvod podpisu zadaný při podepisování. |
Zobrazení | Uživatel zobrazil náhled podpisu pomocí akce Zobrazit podpis. Každé zobrazení je evidováno pro auditní účely. |
Export | Uživatel exportoval data podpisu do souboru pomocí akce Export podpisu. Ve sloupci Důvod je uveden důvod exportu, pokud byl vyžadován. |
Události v historii jsou navzájem provázány kontrolními kódy (MAC), které zajišťují, že auditní stopu nelze nepozorovaně pozměnit. Kontrolu integrity lze kdykoli spustit akcí Zkontrolovat integritu podpisu.
Podpis osoby
V evidenci Osoby lze u osoby uložit grafický podpis (Podpis) a podpis s razítkem (Podpis a razítko). Tyto údaje se využívají např. při tisku dokumentů a reportů.
Řešení problémů
Problém | Možné řešení |
|---|---|
Akce podpisu není dostupná | Ověřte, že je podepisování povolené v Konfiguraci systému a že používáte desktopovou aplikaci na Windows. |
Podpisové zařízení nereaguje | Zkontrolujte připojení Wacom podložky, ovladače a restartujte aplikaci TechIS. |
Podpis se nevyžaduje u záznamu deníku | Zkontrolujte nastavení typu záznamu deníku – příznak Vyžadovat podpis musí být zapnutý. |
Podpis se nevyžaduje při přechodu workflow | Ověřte, že u příslušného přechodu workflow je zaškrtnuto Vyžadovat podpis a že je podepisování povolené v Konfiguraci systému. |
Operace byla zrušena | Uživatel zavřel dialog bez dokončení podpisu; záznam zůstává nepodepsaný a přechod workflow se neprovede. |
Podpis nelze zobrazit ani exportovat | Integrita podpisu byla narušena. Spusťte akci Zkontrolovat integritu podpisu pro zjištění detailů a kontaktujte správce systému. |