Typy dokumentů
Obecné informace
Typ dokumentu je číselníkový objekt v systému pro správu dokumentů (DMS), který slouží ke kategorizaci dokumentů podle jejich účelu a typu (např. fotka, faktura, návod k obsluze apod.). Umožňuje uživatelům rychle identifikovat, k čemu daný dokument slouží, a usnadňuje organizaci a vyhledávání dokumentů v systému. Každý typ dokumentu má unikátní kód a název, které umožňují jeho jednoznačnou identifikaci. Typ dokumentu může být označen jako systémový záznam, což znamená, že jej nelze běžně upravovat ani mazat.
Evidence Typy dokumentů lze spustit z navigace sekce Administrace > DMS > Typy dokumentů.
Oprávnění uživatelé mají k dispozici základní akce pro práci se záznamem v evidenci Typy dokumentů. Možnosti filtrování jsou uvedeny v kapitole Filtrování dat.
Vlastnosti objektu Typ dokumentu
Název | Význam |
|---|---|
Název | Zobrazovaný název typu dokumentu, který se zobrazuje uživatelům v systému. Příklady: "Fotka", "Návod k obsluze", "Technický výkres", "Faktura", "Objednávka". Toto pole nelze klonovat při kopírování záznamu. |
Kód | Unikátní kód typu dokumentu, který slouží pro jednoznačnou identifikaci v systému. Kód musí být unikátní v rámci celého systému. Příklady: "FO" pro "Fotka", "ITP" pro "ITP", "MAN" pro "Manuál". Kód je indexován pro rychlé vyhledávání. |
Popis | Podrobný popis účelu a použití daného typu dokumentu. Pomáhá uživatelům pochopit, kdy a jak daný typ dokumentu použít. |
Štítky | Volitelné pole pro označení typu dokumentu pomocí tagů. Umožňuje přidat další metadata k typu dokumentu, více zde. |
Systémový záznam | Logická hodnota (ano/ne), která označuje, zda se jedná o systémový objekt. Systémové záznamy jsou významné z hlediska správného fungování systému a z pozice běžného uživatele či správce systému je není možné žádným způsobem modifikovat nebo odstranit. Pokud je hodnota PRAVDA, jedná se o systémový záznam. |
Dokumenty | Kolekce všech dokumentů, které mají přiřazen tento typ dokumentu. Zobrazuje seznam dokumentů vázaných na daný typ. Vztah mezi typem dokumentu a dokumenty je typu 1:N (jeden typ dokumentu může mít více dokumentů). |