Deníky

Obecné informace

Modul Deníky slouží k záznamu provozních aktivit a změn v systému TechIS. Ukládá data různých typů a systém dokáže zpracovávat záznamy deníku podle jejich typu. Každý typ deníkového záznamu má své specifické šablony, které tvoří předdefinované formáty záznamů. Tyto záznamy slouží k auditním účelům, sledování historie a zajištění transparentnosti operací. Deníkové záznamy se týkají událostí spojených s majetkem, pracovními příkazy a tikety. Zvláštním typem jsou Provozní deníky, více zde.

Open

Význam Deníku

• Sledování změn: Zaznamenávají se změny odpovědností, stavů majetku (aktivace, vyřazení, umístění), a stavy pracovních příkazů, servisních událostí a tiketů.

• Přílohy a vazby: Zaznamenává se přidání a odstranění dokumentů k záznamům, vytváření vazeb mezi položkami pracovních příkazů a úkoly/závadami, a připojování/odpojování záruk, tiketů a pracovních příkazů k servisním událostem.

• Změny řešení: Zaznamenávají se změny v popisech řešení u pracovních příkazů a tiketů.

Příklady provozních záznamů

• Byl přidán dokument typu Foto k záznamu Pravidelná údržba čerpadla.

• Byla změněna odpovědnost typu odpovědný zaměstnanec z Tomáš Novák na Ivan Petr na záznamu Pravidelná údržba čerpadla.

• Stav pracovního příkazu Oprava čerpadla se změnil na Uzavřeno.

Elektronický podpis

Záznamy deníku podporují elektronické podpisy. Podpis slouží k ověření identity osoby, která záznam vytvořila nebo potvrdila jeho obsah. Proces podepisování a zobrazení podpisu je popsán zde.

Kdy se podpis vyžaduje

Elektronický podpis se vyžaduje u záznamů, jejichž Typ záznamu má nastavenou volbu Vyžadovat podpis (viz sekce Typy záznamů do deníku). Toto nastavení lze zapnout pouze u uživatelsky definovaných typů záznamů a pouze pokud je v aplikaci povolena podpora elektronických podpisů.

Automaticky generované systémové záznamy (např. změna stavu tiketu, změna odpovědnosti nebo jiné události zpracované systémem) podpis nevyžadují a nelze je upravovat.

Typy záznamů do deníku

Typ záznamu určuje, jaké informace a vlastnosti se u daného záznamu deníku zobrazují a vyplňují. Typy záznamů definují například: Denní hlášení, Denní prohlídka, Technická poznámka, Záznam úkonu, Záznam o výjezdu, Nová událost v deníku a další.

Upravte, případně doplňte předpřipravený číselník o typy, které jsou ve vaší společnosti běžně používané.

Číselník spustíte z navigace viz sekce Administrace > Konfigurace > Typy záznamu do deníků.

U uživatelských typů záznamů lze v detailu typu na záložce Typ záznamu zapnout volbu Vyžadovat podpis. Tím určíte, že každý ručně vložený zápis tohoto typu musí být elektronicky podepsán. U systémových typů záznamů tato volba není dostupná.

Jak založit záznam do Deníku ručně

V systému TechIS mohou uživatelé s kódem uživatelské role JOURNAL_EDITOR manuálně vytvářet záznamy do Deníku. Každý záznam do Deníku slouží jako auditní stopa a je možné jej zpětně dohledat v historii objektu.

1. Vyberte požadovaný záznam (například pracovní příkaz, tiket apod.), pro který chcete vytvořit záznam do Deníku.

2. Klikněte na akci Vložit zápis do deníku.

3. Vyplňte potřebné informace (text zprávy a typ záznamu) a potvrďte uložení volbou Ok. Pokud vybraný typ záznamu vyžaduje elektronický podpis, po potvrzení se otevře dialog Podepisování – bez dokončení podpisu se záznam neuloží.

4. Záznam se okamžitě zapíše do historie Deníku daného objektu. U typů s vyžadovaným podpisem je záznam uložen až po úspěšném podepsání. Podpisy lze následně zobrazit na záložce Podpisy v detailu záznamu.