Konfigurace workflow
Poznámka
Tato funkcionalita je k dispozici v systému TechIS až od verze 26.1 (včetně). V nižších verzích není dostupná.
Obecné informace
Komponenta Workflow lze spustit z navigace sekce Administrace > Workflow > Workflow.
Tip
Klonujte workflow, pokud chcete vytvořit novou variantu na základě existující definice, aniž byste znovu ručně zakládali všechny stavy a přechody
Hlavní segmenty
Název | Význam | Použití |
|---|---|---|
Workflow (životní cyklus) | Hlavní konfigurační objekt, který definuje sadu stavů a přechodů pro konkrétní typ objektu. | Přiřazuje se k typu objektu, určuje výchozí stav a sdružuje související stavy a přechody. |
Stav workflow | Jednotlivá fáze v životním cyklu objektu s vizuální reprezentací (ikona, barva, kategorie). | Určuje aktuální stav záznamu, ovlivňuje dostupné akce a slouží pro vizualizaci v seznamu i detailu. |
Přechod workflow | Definice změny stavu (zdrojové stavy → cílový stav), může mít podmínky, pořadí a navázané akce. | Umožňuje uživatelům měnit stav objektu, řídí kdy a jaké akce se provedou při změně stavu. |
Podmínka přechodu | Výraz (kritéria) určující, zda je přechod z konkrétního objektu povolen. | Omezuje přechody jen na objekty splňující definovaná pravidla (např. všechny navázané pracovní příkazy dokončeny). |
Post-funkce přechodu | Automatizovaná akce, která po úspěšném přechodu nastaví nebo upraví hodnoty vlastností objektu. | Např. nastavení data schválení, aktualizace součtů nebo přiřazení odpovědné osoby. |
Schválené role | Seznam rolí, které mají oprávnění provést daný přechod. | Zajišťuje, že citlivé přechody mohou provést pouze oprávnění uživatelé (např. Vedoucí). |
Struktura formuláře Workflow
Založení a editace záznamu Workflow se provádí na stejném formuláři.
Formulář Workflow je možné rozdělit do následujících záložek:
Obecné - základní informace o workflow
Název - Identifikace workflow. Název workflow slouží k jeho rozpoznání v systému.
Výchozí stav workflow - Počáteční stav, který se automaticky přiřadí novým objektům tohoto typu. Výběr se provádí z rozbalovacího seznamu stavů patřících k tomuto workflow.
Cílový typ - Typ objektu, pro který je workflow určeno (např. Tiket, Objednávka, Faktura). Určuje, na jaké typy objektů se workflow vztahuje.
Aktivní - Zaškrtnutím tohoto pole se workflow aktivuje a stává se použitelným. Neaktivní workflow nelze použít.
Výchozí pro cílový typ - Zaškrtnutím tohoto pole se workflow nastaví jako výchozí pro daný cílový typ. Pokud existuje více aktivních workflow pro stejný typ, výchozí se použije automaticky.
Stavy workflow - přehled všech stavů v rámci workflow
Název - Název stavu (např. "Nový", "V procesu", "Dokončeno"). Tento název se zobrazuje uživatelům.
Workflow - Workflow, ke kterému stav patří. Výběr se provádí z rozbalovacího seznamu.
Kategorie stavu workflow - Kategorie pro vizualizaci stavu. Možné hodnoty: "K provedení", "Probíhá", "Vyřízeno". Kategorie určuje barvu a ikonu stavu.
Štítky - Další označení nebo informace přidružené k tomuto stavu. Začněte psát k nalezení a zadání štítku.
Název obrázku - Název ikony pro vizuální reprezentaci stavu. Pokud není zadán, použije se výchozí ikona podle kategorie.
Barva obrázku - Barva ikony stavu. Zaškrtnutím pole "Výchozí" se použije výchozí barva podle kategorie.
Popis - Detailní popis stavů.
Přechody workflow - přehled možných přechodů mezi stavy
Pořadí - Pořadí zobrazení přechodu v uživatelském rozhraní
Název - Název přechodu
Přehled zdrojových stavů - Ze kterých stavů lze přechod provést
Cílový stav - Do jakého stavu přechod vede
ID vykonané akce - Identifikátor akce, která se provede při přechodu
Štítky - Další označení nebo informace přidružené k tomuto stavu. Začněte psát k nalezení a zadání štítku.
Vyžadovat podpis - Pokud je zaškrtnuto a je povolené podepisování v konfiguraci systému, uživatel musí před provedením přechodu elektronicky podepsat záznam. Bez dokončení podpisu se přechod neprovede a stav objektu se nezmění, více zde.
Popis - Detailní popis přechodu.
Zdrojové stavy přechodu - Seznam stavů, ze kterých lze přechod provést. Do této tabulky lze přidat jeden nebo více zdrojových stavů.
Podmínky workflow - na této záložce lze definovat podmínky, které musí být splněny, aby mohl být přechod proveden. Podmínky se zadávají pomocí jazyka kritérií.
Název - Název podmínky. Tento název se zobrazí uživateli, pokud podmínka není splněna a přechod není dostupný. Příklad: Všechny PP musí být ve stavu "Provedeno"
Přechod workflow - Přechod, ke kterému podmínka patří. Výběr se provádí z rozbalovacího seznamu.
Typ cílového workflow - Typ objektu, na který se podmínka vztahuje (např. "Provozní událost", "Tiket").
Kritéria - Výraz v jazyce kritérií definující podmínku. Příklady:
[Částka] > 1000, [Stav] = 'Aktivní', [Schváleno] Není Prázdné.Popis - Detailní textový popis podmínky. Slouží k dokumentaci účelu podmínky.
Post-funkce přechodu - na této záložce lze definovat funkce, které se automaticky provedou po úspěšném přechodu. Post-funkce mohou měnit vlastnosti objektu.
Výraz - Výraz v jazyce kritérií definující hodnotu, která se má nastavit do vlastnosti objektu. Příklady:
[DatumSchválení] = Nyní(), [CelkováCena] = [Množství] * [JednotkováCena].Název vlastnosti - Název vlastnosti objektu, která se má změnit při provedení přechodu. Musí odpovídat názvu vlastnosti na cílovém typu objektu.
Přechod workflow - Přechod, ke kterému post-funkce patří. Výběr se provádí z rozbalovacího seznamu.
Pořadí - Číselná hodnota určující pořadí vykonání post-funkce. Pokud je více post-funkcí pro stejnou vlastnost, použije se první, která splní svá kritéria.
Typ cílového workflow - Typ objektu, na který se post-funkce vztahuje (např. "Tiket", "Provozní událost").
Kritéria - Volitelný výraz v jazyce kritérií definující, kdy se má post-funkce použít. Pokud není zadáno, post-funkce se použije vždy.
Schválené role - na této záložce lze definovat role (uživatelské skupiny), které mají oprávnění provést daný přechod.
Typický scénář použití
Schvalovací proces objednávky
Stavy:
"Nový" (výchozí)
"Kontrola"
"Schváleno"
"Zamítnuto"
"Dokončeno"
Přechody:
"Nový" → "Kontrola" (podmínka:
[Částka] > 0)"Kontrola" → "Schváleno" (role: "Vedoucí")
"Kontrola" → "Zamítnuto" (role: "Vedoucí")
"Schváleno" → "Dokončeno" (podmínka:
[Doručeno] = Pravda)
Post-funkce:
Při přechodu na "Schváleno":
[DatumSchválení] = Nyní()Při přechodu na "Dokončeno":
[DatumDokončení] = Nyní()
Nahradit workflow
Akce Nahradit workflow umožňuje hromadně přepnout existující záznamy ze zdrojového workflow na jiné workflow stejného cílového typu. Typicky ji použijete při reorganizaci definic workflow, kdy je potřeba migrovat stavy záznamů bez ruční úpravy každého objektu.
Akci spustíte v detailu záznamu Workflow (navigace Administrace > Workflow > Workflow). Je dostupná pouze při výběru jednoho workflow.
Postup
Výběr cílového workflow – Zvolte cílové workflow (musí mít stejný cílový typ jako zdrojové a nesmí být stejné). Volitelně zadejte kritéria pro omezení záznamů, na které se náhrada vztahuje.
Mapování stavů – Pro každý stav ve zdrojovém workflow určete odpovídající stav v cílovém workflow. Systém navrhne mapování podle kategorie stavu; mapování lze ručně upravit.
Náhled a potvrzení – Zobrazí se náhled záznamů, které budou změněny, včetně nového stavu. Po potvrzení systém hromadně aktualizuje stav workflow u vybraných záznamů.
Upozornění
Akce mění aktuální stav workflow u existujících záznamů. Před spuštěním zkontrolujte mapování stavů a náhled dotčených záznamů. Operaci nelze standardně vrátit zpět.
Integrace s uživatelským rozhraním
Více viz Uživatelská dokumentace kapitola Workflow.