Práce s dokumenty
Obecné informace
Přes záložku Dokumenty můžete aktuální záznam propojit s dokumenty. Záznam můžete propojit s existujícími dokumenty nebo můžete vytvořit dokument nový. Všechny propojené dokumenty uvidíte v detailu záznamu.
Záložka Dokumenty je tabulkové zobrazení na řádcích se nacházejí jednotlivé připojené dokumenty k danému záznamu a v pravé části se zobrazují podrobné informace o každém dokumentu jako je typ dokumentu, datum vytvoření, autor, název aj. Pro práci s dokumenty je nad seznamem dokumentů k dispozici nástrojová lišta s funkcemi, které jsou popsané v tabulce níže.
Funkce pro práci s dokumenty
Následující tabulka popisuje akce, které mají oprávnění uživatelé systému k dispozici u záložky Dokumenty nebo přes kontextové menu.
Tlačítko | Název | Význam |
|---|---|---|
| Přidat dokument | Vytvoří nový dokument. Po kliknutí se zobrazí rozbalovací menu s možnostmi:
Při vytváření nového dokumentu má také uživatel možnost vybrat Typ dokumentu. |
| Připojit dokument | Připojí existující dokument z evidence dokumentů k aktuálnímu objektu (např. tiket, pracovní příkaz). |
| Odpojit dokument | Odpojí vybrané dokumenty od aktuálního objektu odstraněním vazby |
| Editovat dokument | Vyvolá detailní formulář pro editaci vlastností záznamu dokumentu. Můžete změnit jeho vlastnosti (např. změnit název a typu dokumentu apod.). Editace se provádí v editačním formuláři Dokument. Po uložení se všechny změny ihned projeví i na záložce Dokumenty. |
| Nahradit obsah dokumentu | Nahradí obsah vybraného souboru novým souborem. Otevře dialog pro výběr nového souboru. Zachová metadata dokumentu (název, popis, typ dokumentu), ale nahradí obsah. Dostupné pouze pro soubory (ne pro odkazy) a pouze pro oprávněné uživatele (obvykle administrátoři). |
| Otevřít dokument | Otevře vybraný dokument. U souborů se dokument stáhne do dočasné složky a otevře se v asociované aplikaci. U odkazů se otevře výchozí webový prohlížeč s danou URL adresou. Akce je dostupná také dvojklikem na dokument v seznamu. |
| Kopírovat adresu odkazu | Zkopíruje URL adresu dokumentu typu odkaz do schránky. Dostupné pouze pro dokumenty typu odkaz. |
| Uložit jako | Uloží obsah vybraného souboru na disk. U jednoho dokumentu otevře dialog pro uložení souboru s možností změny názvu a umístění. U více dokumentů otevře dialog pro výběr složky, do které se uloží všechny vybrané soubory. |
| Zobrazit náhledy | Přepíná mezi zobrazením seznamu a zobrazením náhledů. V režimu náhledů se dokumenty zobrazují jako ikony s náhledy obrázků (pokud jsou dostupné). V režimu seznamu se dokumenty zobrazují v tabulce se sloupci. |
| Zobrazit/Skrýt možnosti filtrování | Zobrazí nebo skryje panel filtru, který umožňuje filtrovat dokumenty podle názvu, typu souboru, typu dokumentu a tagů. Panel filtru obsahuje rozbalovací seznamy pro výběr filtru. |
| Skrýt/Zobrazit podrobnosti | Skryje nebo zobrazí záložku "Dokumenty" obsahující detailní informace o přiloženém dokumentu. |
| Výběr sloupců | Otevře rozbalovací menu pro výběr sloupců, které se mají zobrazit v seznamu dokumentů. Uživatel může zaškrtnout nebo odškrtnout jednotlivé sloupce (např. Název, Typ dokumentu, Typ souboru, Přípona, Velikost, Datum vytvoření). Dostupné pouze v režimu seznamu (ne v režimu náhledů). |
| Řazení | Otevře rozbalovací menu pro výběr sloupce, podle kterého se mají dokumenty řadit. Možnosti řazení zahrnují: Název, Velikost, Datum, Poznámka. Po výběru sloupce lze kliknutím na tlačítko změnit směr řazení (vzestupně/sestupně). |
| Seskupování | Otevře rozbalovací seznam pro výběr vlastnosti, podle které se mají dokumenty seskupit. Možnosti seskupování zahrnují: Typ dokumentu, Typ souboru, Přípona souboru, Velikost souboru, Datum, Zdrojový objekt. Po výběru se dokumenty zobrazí ve skupinách podle zvolené vlastnosti. |
| Datové zdroje | Otevře rozbalovací menu pro výběr datového zdroje, ze kterého se mají zobrazit dokumenty. Datové zdroje umožňují filtrovat dokumenty podle toho, ze kterého objektu nebo vazby pocházejí. Menu obsahuje:
Zobrazí se pouze, pokud je k dispozici více než jeden datový zdroj. |
Poznámka: Některé akce mohou být deaktivovány v závislosti na oprávněních uživatele, stavu dokumentu (např. není nahrán, je smazán) nebo typu dokumentu (soubor vs. odkaz).
Indikace přiloženého dokumentu
Indikace, že jsou k záznamu připojené dokumenty, je k dispozici u evidence ve sloupci Dokumenty.
Tipy
Připojení dokumentů pomocí funkce Drag&Drop
Funkcí Drag&Drop přenesete požadovaný datový soubor (např. celý email nebo jen jeho přílohu z MS Outlook) do záložky Dokumenty.
Jak zobrazit náhled dokumentu
Zobrazit náhled na dokument lze jednoduše DVOJKLIKEM na příslušný řádek záznamu dokumentu.
Jak změnit typ připojeného dokumentu
Na záložce Dokumenty přejděte k formuláři pro editaci vlastností připojeného dokumentu kliknutím na volbu Editovat dokumenty na nástrojové liště záložky Dokumenty nebo z nabídky kontextového menu.
Zobrazí se formulář Dokument pro editaci vlastností připojeného dokumentu. Přejděte k poli Typ dokumentu a z nabídky rozbalovacího seznamu vyberte typ, který připojený dokument reprezentuje. Pokračujte uložením záznamu.